Wsparcie

Jesteśmy dla Ciebie. Skorzystaj z bazy wiedzy lub zaloguj się do strefy klienta.

Powrót

Składnica Akt

Jak zamówić odbiór dokumentacji?

W celu zamówienia usługi transportu akt do Składnicy wystarczy zadzwonić do Składnicy: (58) 712 90 50 wew. 2.  Konieczne będzie podanie przybliżonej ilości akt oraz informacji, czy zostały przygotowane spisy w formie papierowej i elektronicznej.

Jak zamówić kartony?

W celu zamówienia kartonów należy zadzwonić do Składnicy Akt z prośbą o ich przesłanie: (58) 712 90 50 wew. 2.  Informujemy, że kancelarie, które chcą złożyć zamówienie kartonów bez ich zdania w ustalonym terminie do Składnicy Akt ponoszą opłatę według cennika Składnicy Akt.

Co to jest 1 mb?

1 mb, czyli 1 metr bieżący, to liczba akt ułożonych ściśle przy sobie, mieszczących się na 1 metrze półki (grzbietami).

Jak określić, ile jest akt do przekazania?

Należy podać dokładną liczbę akt lub położyć grzbietem do góry i policzyć metry miarką.

Ile akt mieści się w kartonie?

W kartonie mieści się 40 cm akt. Waga kartonu z aktami nie może przekroczyć 15 kg.

Jak należy ułożyć akta w kartonie?

Przygotowane akta wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym należy włożyć do uprzednio dostarczonych przez Składnicę Akt pudeł archiwizacyjnych w takiej kolejności, w jakiej akta zostały spisane. Akta należy ułożyć grzbietami do góry, a także w sposób zapewniający swobodny dostęp do każdej teczki. Akta nie mogą być włożone na ścisk, a także dokładane na wierzch włożonych już akt.

Jak opisać karton?

Jeżeli kancelaria sporządzała spisy wg. instrukcji wystarczy napisać numer spisu dowolnym rogu ścianki kartonu. Jeżeli tworzenie spisów zostanie zlecone Składnicy, nie należy umieszczać żadnych oznaczeń na kartonach.

W jaki sposób przygotować dokumentację do przekazania, jeżeli Komornik zamówił usługę sporządzania spisów przez Składnicę Akt?

Akta należy przygotować w oparciu o aktualne przepisy właściwego dla nich rozporządzenia z uwzględnieniem właściwych przypisów dotyczących rachunkowości i biurowości. Szczególnie należy zwrócić uwagę na prawidłowy opis kategorii akt na okładce teczki, B5, B10, B12, A10, A12, A15. W przeciwnym przypadku mogą zostać nieprawidłowo zakwalifikowane, a nawet zniszczone przed utratą wartości dowodowej lub bezprawnie jako część narodowego zasobu archiwalnego.

Należy oddzielić dokumentację przeznaczoną do przekazania od dokumentacji bieżącej
i nieprzeznaczonej do przekazania. Należy również oddzielić dokumentację, która jest zagrzybiona
i w stanie rozkładu uniemożliwiającego odczytanie treści. Należy oddzielić dokumentację niearchiwalną (kat. B) od materiałów archiwalnych (kat. A).

Czy w jednym kartonie (spisie zdawczo-odbiorczym) mogą znajdować się jednocześnie sprawy KM, KMS i KMP?

W uzasadnionych przypadkach, np. kiedy karton nie jest do końca zapełniony aktami KM, to możemy „dopełnić” karton innymi aktami. Z tym, że akta te powinny być uwzględnione na jednym spisie (nie tworzyć oddzielnie np. dwóch spisów: KM i KMS dla jednego kartonu).

Nie dotyczy to spisów tworzonych w programie Kancelaria Komornika, gdzie nie ma technicznej możliwości umieszczenia różnych rodzajów spraw w jednym spisie.

Czy można tworzyć kilka spisów do jednego kartonu?

Tylko w przypadku, gdy kancelaria korzysta z programu Kancelaria Komornika i osoba tworząca spis jest zmuszona w uzasadnionym przypadku połączyć kilka rodzajów spraw (km kms i kmp), ponieważ Kancelaria Komornika nie ma możliwości łączenia tych trzech rodzajów spraw w jednym spisie.

Czy można w jednym kartonie pomieszać akta o różnych latach rozpoczęcia?

Można. Karton jest tworzony pod kątem daty zakończenia spraw, tak aby w momencie upłynięcia okresu przechowywania można było wybrakować cały karton.

Czy można łączyć kategorie A i B w spisie?

Nie można łączyć dwóch różnych kategorii w ramach jednego spisu. Po wydrukowaniu spisu zdawczo-odbiorczego należy zwrócić uwagę, czy sprawy znajdujące się na spisie posiadają taką samą kategorię. W przeciwnym razie należy wyłączyć sprawy posiadające inną kategorię i umieścić je w spisie o tej samej kategorii. Akta kategorii A nie mogą mieszać się z kategorią B, nawet jeśli kategoria A została nadana tylko przez program a nie została opisana na okładce teczki.

Czy można oddać spisy zdawczo- odbiorcze tylko w formie papierowej?

Niestety nie. Plik xml jest konieczny do ekspresowego zaczytania spraw do bazy danych Składnicy, dzięki czemu Składnica nie musi wprowadzać każdej sprawy ręcznie. A co za tym idzie nie są naliczane koszty wprowadzania danych.

Ile egzemplarzy powinien mieć spis?

Trzy egzemplarze dla kartonów z kategorią B i cztery egzemplarze dla kartonów z kategorią A.

Czy spisy zdawczo-odbiorcze może podpisać ktoś inny niż komornik?

Spisy muszą być podpisane przez dyrektora Składnicy Akt i przez Komornika. Osoba podpisująca się zamiast komornika musi załączyć do dokumentów kopię upoważnienia do prowadzenia czynności komorniczych w danej kancelarii.

Jak powinien wyglądać tytuł teczki w spisie zdawczo- odbiorczym?

Tytuł teczki powinien zawierać informacje w następującym układzie:

Sprawa z wniosku: wierzyciel p-ko dłużnik, przedmiot egzekucji (egzekucja świadczeń pieniężnych, egzekucja należności sądowych, egzekucja świadczeń powtarzających się itd.), świadczenie pieniężne (lub niepieniężne): kwota; sposób egzekucji wykonanej (z renty, emerytury, rachunków bankowych, wynagrodzenia, wierzytelności itd.); egzekucja skuteczna (lub bezskuteczna); dodatkowa informacja, czy doszło do wyegzekwowania w całości świadczenia, czy w jego części.

Przykład prawidłowo zapisanego tytułu:

Sprawa z wniosku: Jan Kowalski p-ko Komo sp. z o.o. Warszawa; egzekucja świadczeń pieniężnych; świadczenie pieniężne: 5245,20; egzekucja z ruchomości, innych wierzytelności; egzekucja skuteczna; wyegzekwowanie w całości świadczenia.

Czy można zastąpić plik xml plikami o innym formacje? Np. .doc, .txt, mxls itp.?

Nie można. Plik xml jest jedynym rodzajem pliku umożliwiającym transfer spisów zdawczo- odbiorczych akt z programu Komornik SQL/Kancelaria Komornika do programu obsługującego bazę danych Składnicy Akt.

Czy można wygenerować jeden duży spis zdawczo- odbiorczy i plik xml dla np. wszystkich akt z jednego rocznika przekazanych do Składnicy lub ewentualnie do paru kartonów na raz?

Taka czynność nie jest wskazana. Spisy powinno się sporządzać według zasady: 1 karton – 1 plik xml – 1 spis. W przeciwnym razie istnieje konieczność czasochłonnego dzielenia pliku oraz dopasowywania poszczególnych spraw do odpowiedniego kartonu. Jest to proces czasochłonny i wymagający zaangażowania większej liczby pracowników, co wiąże się z potrzebą naliczenia dodatkowych kosztów.

Czy można generować plik xml inaczej niż jest to podane w instrukcji?

Nie można. Plik xml generowany przez inne funkcje zawierają inaczej sformułowane nagłówki i wiersze, przez co nie ma możliwości ich zaczytania do programu Składnicy Akt.

Pliki xml nie chcą się zaczytać. Wyskakuje „Sprawa znajduje się już w spisie?

To oznacza, że sprawy zostały już wcześniej oznaczone jako przekazane do archiwum. Należy usunąć z programu spisy, które nie były sporządzone przez Składnicę, lub nie były sporządzane według instrukcji dla Składnicy Akt.

Czy sprawy dotyczące należności sądowych (KMS) to akta kategorii A jako sprawy z udziałem Skarbu Państwa?

Nie. Pod pojęciem „egzekucji z udziałem Skarbu Państwa” rozumie się sytuację, w której Skarb Państwa występuje w charakterze dłużnika. Akta spraw zarejestrowane w repertorium KMS (w których Skarb Państwa występuje w charakterze wierzyciela) stanowią dokumentację o czasowym okresie przechowywania, po upływie którego może ona zostać wybrakowana, z zastrzeżeniem, że do materiałów archiwalnych zalicza się sprawy z repertorium Kms z wybranego tygodnia oraz przykładowe sprawy (jako tzw. reprezentację).

Czy jeżeli ZOZ jest dłużnikiem to czy jest to kategoria A?

Archiwa Państwowe mogą uznać takie sprawy za kwalifikujące się do kat. A ponieważ sprawy cywilne, gdzie pozwane zostały ZOZ mogą być prowadzone de facto przeciwko Skarbowi Państwa (Skarb Państwa może być obciążony należnościami nałożonymi przez ZOZ).

Czy wszystkie sprawy wszczęte jako egzekucja z nieruchomości to kategoria A?

Nie.

Co należy zrobić by wypożyczyć akta przekazane do Składnicy Akt KRK?

Aby wypożyczyć akta przechowywane w Składnicy Akt należy wysłać pismo z prośbą o ich przesłanie. Można wysłać takie pismo również na nr fax: (58) 712 – 90 – 67.

Wypożyczone akta należy zwrócić w terminie określonym w Protokole wypożyczenia przesyłanym do Komornika wraz z aktami (zwykle jest to okres 1 roku).

Czym jest procedura brakowania i jak należy ja przeprowadzić?

Procedura brakowania to przygotowanie akt, których okres przechowywania upłynął do ich wybrakowania (zniszczenia). W ramach procedury sporządza się komplet dokumentów w celu uzyskania zgody od właściwego dyrektora archiwum państwowego, pod które terytorialnie podlega kancelaria komornicza, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne. Komplet dokumentacji zawiera: spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (kat. B), spis materiałów archiwalnych, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, wniosek do dyrektora archiwum państwowego oraz ewentualne dodatkowe oświadczenia w zależności od wymagań archiwum.

W pierwszym etapie kancelaria zwraca się do prezesa sądu rejonowego z prośbą o powołanie Komisji w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Po otrzymaniu zarządzenia o powołaniu komisji, kancelaria przesyła ponownie do prezesa sądu rejonowego spis dokumentacji niearchiwalnej, spis materiałów archiwalnych, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej  oraz wzór wniosku o wydanie zgody. Prezes sądu rejonowego wnioskuje do właściwego archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji. Archiwum Państwowe przesyła zgodę na niszczenie akt do sądu rejonowego, ten z kolei do kancelarii Komornika. Zgoda powinna zostać przesłana z kancelarii na adres Składnicy Akt. W przypadku, gdy archiwum państwowe nie wyda zgody i prześle jedynie pismo z informacją w tej sprawie, należy bezzwłocznie przesłać je na adres Składnicy w celu naniesienia poprawek wymaganych przez Archiwum Państwowe.

Czy kancelaria musi wystąpić do Składnicy Akt z prośbą o przygotowanie procedury brakowania?

Zgodnie z treścią Uchwały KRK nr 1715/V z dnia 05.09.2017r. (wraz ze zm. ujętymi w Uchwale 2051/VI z dnia 15 stycznia 2019r.) Składnica Akt dostarcza do kancelarii Komornika niezbędny do otrzymania zgody komplet dokumentów wraz z instrukcją o poszczególnych etapach procedury oraz bezpośrednim kontaktem telefonicznym do pracownika Składnicy Akt, który sporządził dokumentację.

Zgodnie z Uchwałą KRK nr 1715/V z dnia 05.09.2017r. (wraz ze zm. ujętymi w Uchwale 2051/VI z dnia 15 stycznia 2019r.) kancelaria powinna dostarczać do Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej dokumentów poświadczających, że procedura brakowania jest w toku.

Na czym polega nowa usługa Składnicy Akt procedury brakowania dla akt znajdujących się w Kancelarii Komornika?

Składnica Akt oferuje możliwość przeprowadzenia procedury brakowania dla akt znajdujących się w Państwa kancelarii. Dotyczy to akt określonych w § 4 pkt 1 Uchwały  nr 1751/V Krajowej Rady Komorniczej z dnia 5 września 2017 roku. Pracownicy przygotują niezbędny dokumenty, na podstawie których kancelaria będzie mogła uzyskać zgodę na niszczenie akt.

W przypadku zainteresowani ofertą prosimy o kontakt telefoniczny/mailowy ze Składnicą Akt w celu uzyskania dokładnych informacji dotyczących nowej usługi.

Rozporządzenie-Ministra-Kultury-20.10.2015-w-sprawie-kwalifikacji-dok.-niearch..pdf

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

rozwiń