Wsparcie

Jesteśmy dla Ciebie. Skorzystaj z bazy wiedzy lub zaloguj się do strefy klienta.

Powrót

Składnica Akt

Ile akt mieści się w kartonie?

W kartonie mieści się 40 cm akt. Waga kartonu z aktami nie może przekroczyć 13 kg.

Jak należy ułożyć akta w kartonie?

Akta należy ułożyć grzbietami do góry.

Co należy zrobić by wypożyczyć akta przekazane do Składnicy Akt KRK?

Aby wypożyczyć akta przechowywane w Składnicy Akt należy wysłać pismo z prośbą o ich przesłanie. Można wysłać takie pismo również na nr fax: (58) 572 – 43 – 65.

Wypożyczone akta należy zwrócić w terminie określonym w Protokole wypożyczenia przesyłanym do Komornika wraz z aktami (zwykle jest to okres 1 roku).

Czym jest procedura brakowania i jak należy ja przeprowadzić?

Procedura brakowania to przygotowanie akt, których okres przechowywania już upłynął do ich zniszczenia, czyli sporządzenie spisów akt kategorii B i akt kategorii A wraz z Protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej w celu uzyskania zgody na ich zniszczenie od właściwego terytorialnie dla Kancelarii Komorniczej Archiwum Państwowego.

Komornik może się zwrócić z taką prośbą do Składnicy Akt, jak również Składnica wszczyna takie procedury wybierając Kancelarie z przygotowanej listy.

Po przygotowaniu całego kompletu dokumentów są one przesyłane do Komornika z prośbą o ich podpisanie i przekazanie do Prezesa Sądu Rejonowego przy którym działa Komornik. Prezes Sądu Rejonowego winien powołać komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z procedurą niszczenia, a następnie przesłać komplet dokumentów do właściwego Archiwum Państwowego.

Archiwum Państwowe po wydaniu zgody na zniszczenie akt przesyła ją do Komornika w dwóch egzemplarzach – jedna zostaje w Kancelarii, drugą należy przesłać na adres Składnicy.

W wypadku, gdy Archiwum Państwowe nie wyda zgody i prześle jedynie pismo z informacją w tej sprawie , należy bezzwłocznie przesłać je na adres Składnicy w celu naniesienia poprawek wymaganych przez Archiwum Państwowe.

W liście przewodnim do Komornika zawarta jest krótka instrukcja co należy zrobić; w razie jakichkolwiek wątpliwości można w każdej chwili skonsultować się z pracownikami Składnicy pod nr telefonu: (58) 572 – 43 – 75.

Jak zamówić odbiór dokumentacji?

W celu zamówienia usługi transportu akt do Składnicy wystarczy zadzwonić do Składnicy: (58) 572 – 43 – 75. Konieczne będzie podanie przybliżonej choćby ilości akt oraz informacji czy zostały przygotowane spisy w formie papierowej i elektronicznej.

Jak zamówić kartony?

W celu zamówienia kartonów należy zadzwonić do Składnicy z prośbą o ich przesłanie: (58) 572 – 43 – 75.

Co to jest 1 mb?

1 mb, czyli 1 metr bieżący, to liczba akt ułożonych ściśle przy sobie, mieszczących się na 1 metrze półki (grzbietami).

Czy można zastąpić plik xml plikami o innym formacje? Np. .doc, .txt, mxls itp.?

Nie można. Plik xml jest jedynym rodzajem pliku umożliwiającym transfer spisów zdawczo- odbiorczych akt z programu Komornik SQL/Kancelaria Komornika do programu obsługującego bazę danych Składnicy Akt.

Czy można wygenerować jeden duży spis zdawczo- odbiorczy i plik .xml dla np. wszystkich akt z jednego rocznika przekazanych do Składnicy lub ewentualnie do paru kartonów na raz?

Każdy karton archiwizacyjny powinien posiadać jeden spis i plik xml., w przeciwnym razie archiwiści będą musieli rozparcelować plik odpowiednio dla każdego kartonu. Jest to proces czasochłonny
i wymagający zaangażowania większej liczby pracowników, co wiąże się z potrzebą naliczenia dodatkowych kosztów.

Czy można oddać spisy zdawczo- odbiorcze tylko w formie papierowej?

Niestety nie. Plik xml jest konieczny do ekspresowego zaczytania spraw do bazy danych Składnicy, dzięki czemu Składnica nie musi wprowadzać każdej sprawy ręcznie. A co za tym idzie nie są naliczane koszty wprowadzania danych.

Czy można generować plik .xml inaczej niż jest to podane w instrukcji?

Nie można. Plik .xml generowany przez inne funkcje zawierają inaczej sformułowane nagłówki
i wiersze, przez co nie zaczytają się do programu Składnicy Akt.

Jak powinien wyglądać tytuł teczki w spisie zdawczo- odbiorczym?

Tytuł teczki powinien zawierać informacje w następującym szablonie: Sprawa z wniosku: wierzyciel p-ko dłużnik, z czego toczyła się egzekucja, kwota, ewentualnie czy egzekucja była bezskuteczna.

Czy sprawy dotyczące należności sądowych (KMS) to akta kategorii A?

Nie. Paragraf 6.1.1 Rozporządzenia o archiwizacji akt komorniczych mówi o tym, że do kategorii A należą akta , których stroną w postępowaniu jest Skarb Państwa. Aczkolwiek Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych interpretuje ten przepis w taki sposób, że to Skarb Państwa musi być dłużnikiem, żeby akta można było zakwalifikować do kat A.

Czy jeżeli ZOZ jest dłużnikiem to czy jest to kategoria A?

Archiwa Państwowe mogą uznać takie sprawy za kwalifikujące się do kat. A ponieważ sprawy cywilne, gdzie pozwane zostały ZOZ mogą być prowadzone de facto przeciwko Skarbowi Państwa (Skarb Państwa może być obciążony należnościami nałożonymi przez ZOZ)

Czy wszystkie sprawy wszczęte jako egzekucja z nieruchomości to kategoria A?

Nie.

Czy w jednym kartonie (spisie zdawczo-odbiorczym) mogą znajdować się jednocześnie sprawy KM, KMS i KMP?

W uzasadnionych przypadkach, np. kiedy karton nie jest do końca zapełniony aktami KM, to możemy „dopełnić” karton innymi aktami. Z tym, że akta te powinny być uwzględnione na jednym spisie (nie tworzyć oddzielnie np. dwóch spisów: KM i KMS dla jednego kartonu).

Nie dotyczy to spisów tworzonych w programie Kancelaria Komornika, gdzie nie ma technicznej możliwości umieszczenia różnych rodzajów spraw w jednym spisie.

Czy można w jednym kartonie pomieszać akta o różnych latach rozpoczęcia?

Można. Karton jest tworzony pod kątem daty zakończenia spraw, tak aby w momencie upłynięcia okresu przechowywania można było wybrakować cały karton.

Czy można tworzyć kilka spisów do jednego kartonu?

Tylko w przypadku, gdy kancelaria korzysta z programu Kancelaria Komornika i osoba tworząca spis jest zmuszona w uzasadnionym przypadku połączyć kilka rodzajów spraw (km kms i kmp), ponieważ Kancelaria Komornika nie ma możliwości łączenia tych trzech rodzajów spraw w jednym spisie.

Czy można łączyć kategorie A i B w spisie?

Absolutnie nie można. Po wydrukowaniu Spisu zdawczo-odbiorczego do kartonu należy bacznie przejrzeć spis w celu sprawdzenia czy kategoria jest jednakowa dla wszystkich pozycji! Akta kategorii A nie mogą mieszać się z kategorią B, nawet jeśli kategoria A została nadana tylko przez program
a nie została opisana na okładce teczki.

Ile egzemplarzy powinien mieć spis?

Trzy egzemplarze dla kartonów z kategorią B i cztery egzemplarze dla kartonów z kategorią A.

Czy spisy zdawczo-odbiorcze może podpisać ktoś inny niż komornik?

Spisy muszą być podpisane przez dyrektora Składnicy Akt i przez Komornika. Osoba podpisująca się zamiast komornika musi załączyć do dokumentów kopię upoważnienia do prowadzenia czynności komorniczych w danej kancelarii.

Pliki xml nie chcą się zaczytać. Wyskakuje „Sprawa znajduje się już w spisie?

To oznacza, że sprawy zostały już wcześniej oznaczone, jako przekazane do archiwum. Należy usunąć
z programu spisy, które nie były robione przez Składnicę, lub nie były robione według instrukcji dla Składnicy Akt.

Jak opisać karton?

Jeżeli kancelaria robiła spisy wg. instrukcji wystarczy napisać numer spisu na rogu dowolnej ścianki kartonu. Jeżeli tworzenie spisów zostanie zlecone Składnicy, nie należy pisać nić na kartonach.

Jak określić ile jest akt do przekazania?

Należy podać dokładną liczbę akt lub położyć grzbietem do góry i policzyć metry miarką.

W jaki sposób przygotować dokumentację do przekazania, jeżeli Komornik zamówił usługę sporządzania spisów przez Składnicę Akt?

Należy oddzielić dokumentację przeznaczona do przekazania od dokumentacji bieżącej
i nieprzeznaczonej do przekazania. Należy również oddzielić dokumentację, która jest zagrzybiona
i w stanie rozkładu uniemożliwiającego odczytanie treści.