Najczęściej zadawane pytania

Taką, której okres przechowywania jeszcze nie minął. Musi być ona spakowana w specjalne kartony archiwizacyjne.

Wystarczy się z nami skontaktować. Można to zrobić telefonicznie (T: 58 712 90 50 wew. 2, 664 916 084 lub 600 054 617), mailowo (E: skladnica.akt@currenda.pl) bądź wypełniając formularz.

Pobierz instrukcję przygotowania akt

Istnieje kilka sposobów na dostarczenie nam dokumentacji. Pierwszy z nich to przywiezienie ich do Składnicy w umówionym wcześniej terminie własnym transportem. Dwa kolejne sposoby wiążą się ze skorzystaniem z naszej pomocy. W przypadku, gdy dokumentacji będzie około 150 kartonów, może do Państwa przyjechać delegacja pracowników Składnicy. Istnieje możliwość łącznego odbioru przez naszych pracowników dokumentacji z paru kancelarii. Komornik sądowy musi jednak wcześniej porozumieć się w tej sprawie z inną kancelarią. Możemy też zamówić dla Państwa kuriera z firmy zakontraktowanej przez Składnicę Akt. Kurier będzie miał ze sobą listy przewozowe.

W tym celu należy zadzwonić pod numer telefonu 58 712 90 50 wew. 2, przesłać wiadomość na adres mailowy skladnica.akt@currenda.pl, lub skontaktować się z nami przez formularz zamówienia.

Składnica nie przyjmuje do przechowywania dokumentacji po terminie. Możemy jednak pomóc w jej zniszczeniu. W tym celu proponujemy skorzystanie z usługi brakowania akt w kancelarii.

Koszty przechowywania dokumentacji w Składnicy Akt – co wynika z uchwały KRK 2735/VII z 26 kwietnia 2022 r. – ponosi komornik, który zakończył sprawę. Dzieje się tak również wtedy, gdy nie jest on już komornikiem. Faktura zostanie wystawiona na niego lub na jego spadkobierców. Dopiero po uregulowaniu płatności za fakturę Składnica Akt będzie mogła przyjąć taką dokumentację na stan. Wyliczeń kosztów dokonuje się na podstawie plików XML do spisów zdawczo-odbiorczych.

Z uwagi na wysokie koszty surowców i stale wzrastające ceny producentów za zakup i wysyłkę kartonów wystawiana jest faktura.

Aby zamówić kartony, należy skontaktować się z nami telefonicznie (T: 58 712 90 50 wew. 2), mailowo (E: skladnica.akt@currenda.pl) lub przez formularz zamówienia. Kartony wysyłamy w paczkach po 25 sztuk.

1 mb, czyli 1 metr bieżący, to akta ustawione ściśle przy sobie, grzbietami do góry, mieszczące się na 1 metrze półki.

Należy podać dokładną liczbę teczek akt lub ustawić je grzbietem do góry i zmierzyć metrówką zajmowaną przez nie długość.

W kartonie mieści się 40 cm akt. Waga kartonu z aktami nie może przekroczyć 15 kg.

Przygotowane akta wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym należy włożyć do dostarczonych uprzednio przez Składnicę Akt pudeł archiwizacyjnych. Akta należy układać zgodnie z kolejnością ze spisu zdawczo-odbiorczego. Teczki akt układamy grzbietem do góry, w sposób zapewniający swobodny dostęp do każdej teczki. Akta nie mogą być upychane na siłę. Nie należy także dokładać na wierzch włożonych już akt kolejnych teczek.

Jeżeli w kancelarii sporządzono spisy według instrukcji, wystarczy zapisać numer spisu w dowolnym rogu ścianki kartonu. Jeżeli tworzenie spisów zostanie zlecone pracownikom Składnicy, na kartonach nie należy umieszczać żadnych oznaczeń.

Jeśli karton nie jest do końca zapełniony aktami z jednego repertorium, możemy go „dopełnić” innymi. Należy przy tym pamiętać, że wszystkie akta z tego samego kartonu powinny się znajdować na jednym spisie. Nie ma potrzeby tworzenia odrębnych spisów dla spraw z różnych repertoriów umieszczonych w jednym kartonie. Nie dotyczy to spisów tworzonych w programie Kancelaria Komornika, w którym nie ma możliwości umieszczania różnych rodzajów spraw na jednym spisie.

Tak, ale tylko w przypadku, gdy kancelaria korzysta z programu Kancelaria Komornika, który nie pozwala na łączenie różnych spraw na jednym spisie, a istnieje potrzeba umieszczenia akt kilku rodzajów spraw (Km, Kms i Kmp) w jednym kartonie.

Tak, można. Karton musi być przygotowany z uwzględnieniem daty zakończenia spraw. W ten sposób w momencie upłynięcia okresu przechowywania można wybrakować cały karton.

Nie można. Po wydrukowaniu spisu zdawczo-odbiorczego należy zwrócić uwagę, czy znajdujące się na nim sprawy posiadają tę samą kategorię. Jeśli nie, to należy wyłączyć sprawy posiadające inną kategorię i umieścić je na osobnym spisie. Akta kategorii A i B muszą znajdować się na odrębnych spisach zdawczo-odbiorczych.

Tak, ale wiąże się to z wykonaniem przez Składnicę Akt dodatkowej usługi i naliczeniem jej kosztu, zgodnie z cennikiem. Usługa ta to wpisanie akt lub urządzeń ewidencyjnych do spisu i dotyczy spraw, których nie ma w systemach Komornik SQL lub Kancelaria Komornika. W pozostałych przypadkach, czyli gdy sprawy znajdują się w systemach, plik XML jest konieczny do ekspresowego zaczytania spraw do bazy danych Składnicy Akt. Dzięki temu pracownicy Składnicy nie muszą wprowadzać każdej sprawy ręcznie.

Każdy karton z dokumentacją musi posiadać dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego. Oba egzemplarze muszą być podpisane i dodatkowo opatrzone przez komornika pieczęcią.

Spisy muszą być podpisane przez dyrektora Składnicy Akt i przez komornika. Jeśli za komornika ma się podpisać inna osoba, musi ona dołączyć do dokumentów kopię upoważnienia do prowadzenia czynności komorniczych w danej kancelarii.

Tytuł teczki powinien zawierać opisane niżej informacje w następującym układzie: Sprawa z wniosku: wierzyciel p-ko dłużnik; przedmiot egzekucji (egzekucja świadczeń pieniężnych, egzekucja należności sądowych, egzekucja świadczeń powtarzających się itd.); świadczenie pieniężne (lub niepieniężne): kwota; sposób egzekucji (z renty, z emerytury, z rachunków bankowych, z wynagrodzenia, z wierzytelności itd.); egzekucja skuteczna (lub bezskuteczna); dodatkowa informacja, czy doszło do wyegzekwowania w całości świadczenia, czy w jego części. Przykład prawidłowo zapisanego tytułu: Sprawa z wniosku: Jan Kowalski p-ko Komo sp. z o.o. Warszawa; egzekucja świadczeń pieniężnych; świadczenie pieniężne: 5245,20 zł; egzekucja z ruchomości, innych wierzytelności; egzekucja skuteczna; wyegzekwowanie w całości świadczenia.

Nie, nie można. Plik XML jest jedynym rodzajem pliku umożliwiającym transfer spisów zdawczo-odbiorczych akt z aplikacji Komornik SQL i Kancelaria Komornika do programu obsługującego bazę danych Składnicy Akt.

Taka czynność nie jest wskazana. Spisy powinno się sporządzać według zasady: 1 karton – 1 plik XML – 1 spis. Jej nieprzestrzeganie powoduje konieczność dzielenia pliku oraz dopasowywania poszczególnych spraw do odpowiedniego kartonu. Jest to proces czasochłonny i wymagający zaangażowania większej liczby pracowników, co wiąże się z koniecznością naliczenia dodatkowych opłat.

Taki komunikat oznacza, że sprawy zostały już wcześniej oznaczone jako przekazane do archiwum. Należy usunąć z programu spisy, które nie zostały sporządzone zgodnie z instrukcją lub przez pracowników Składnicy Akt.

Nie, nie można. Plik XML generowany przez inne funkcje zawiera odmiennie sformułowane nagłówki i wiersze, co uniemożliwia ich zaczytanie do bazy danych Składnicy Akt.

Nie. Pod pojęciem egzekucji z udziałem Skarbu Państwa rozumie się sytuację, w której Skarb Państwa występuje w charakterze dłużnika. Akta spraw zarejestrowane w repertorium Kms (w których Skarb Państwa występuje w charakterze wierzyciela) stanowią dokumentację o czasowym okresie przechowywania, po upływie którego może ona zostać wybrakowana. Należy jednak zastrzec, że do materiałów archiwalnych zalicza się sprawy z repertorium Kms z wybranego tygodnia oraz przykładowe sprawy (jako tzw. reprezentację).

Archiwa Państwowe mogą je uznać za kwalifikujące się do kategorii A, ponieważ sprawy cywilne, w których ZOZ został pozwany, mogą być prowadzone przeciwko Skarbowi Państwa. (Skarb Państwa może być obciążony należnościami nałożonymi na ZOZ).

Nie. Akta spraw rozpoczętych od 17 kwietnia 2015 r. oraz zakończonych po 1 stycznia 2019 r., w których nie doszło do przysądzenia własności nieruchomości, należą do kategorii B.

Brakowanie to przygotowanie akt, których okres przechowywania upłynął, do ich wybrakowania (zniszczenia). By móc je przeprowadzić, należy uzyskać zgodę dyrektora archiwum państwowego, pod które terytorialnie podlega kancelaria komornicza. Dyrektor właściwego archiwum państwowego musi stwierdzić, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne. W ramach procedury brakowania Składnica Akt sporządza się komplet dokumentów potrzebnych do uzyskania zgody na jej przeprowadzenie. Zawiera on: spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (kategoria B), spis materiałów archiwalnych, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, wniosek do dyrektora archiwum państwowego, ewentualne dodatkowe oświadczenia w zależności od wymagań archiwum.

Procedura wygląda następująco: Kancelaria zwraca się do prezesa właściwego sądu rejonowego z prośbą o powołanie komisji w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Po otrzymaniu zarządzenia o powołaniu komisji, kancelaria przesyła do prezesa sądu rejonowego opisany powyżej komplet dokumentów. Prezes sądu rejonowego wnioskuje do właściwego archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji. Archiwum państwowe przesyła zgodę na niszczenie akt do sądu rejonowego. Sąd rejonowy przesyła ją do kancelarii komornika. Kancelaria przesyła zgodę na adres Składnicy Akt. W przypadku, gdy archiwum państwowe nie wyda zgody, a jedynie prześle pismo z informacją w tej sprawie, należy bezzwłocznie przesłać je na adres Składnicy Akt, by jej pracownicy mogli dokonać wymaganych przez archiwum poprawek.

Zgodnie z treścią uchwały KRK 2737/VII z 26 kwietnia 2022 r. w sprawie kosztów przechowywania akt spraw oraz zbędnych urządzeń ewidencyjnych po upływie ustawowego okresu przechowywania, to Składnica Akt przekazuje komornikowi lub zastępcy komornika sądowego komplet niezbędnych dokumentów umożliwiających otrzymanie zgody na brakowanie. Od 2023 r. Składnica Akt wysyła do kancelarii komorniczych wnioski na brakowanie w postaci elektronicznej.

Składnica Akt oferuje możliwość przeprowadzenia brakowania dla akt znajdujących się w kancelarii komorniczej. Nasi pracownicy przygotują niezbędne dokumenty, na podstawie których kancelaria będzie mogła uzyskać zgodę na niszczenie akt. W przypadku zainteresowania ofertą prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy ze Składnicą Akt.

Aby wypożyczyć akta przechowywane w Składnicy, należy się do nas zwrócić z pisemnym wnioskiem. Można to zrobić drogą pocztową (A: Składnica Akt Krajowej Rady Komorniczej, Aleja Parku Krajobrazowego 68, Łężyce, 84-207 Koleczkowo), mailowo (E: skladnica.akt@currenda.pl) lub pod numerem faksu 58 712 90 67. Wniosek o udostępnienie powinien zawierać sygnaturę akt oraz dane kancelarii, która chce akta wypożyczyć – pełną nazwę z numerem kancelarii oraz adres. Wypożyczone akta należy zwrócić w terminie określonym w protokole wypożyczenia przesyłanym do komornika wraz z aktami. Akta są zwykle wypożyczane na 1 rok.

Osoby trzecie, by uzyskać dostęp do akt, powinny zwrócić się z pisemnym wnioskiem do kancelarii komorniczej, która prowadziła daną sprawę, lub do sądu rejonowego, przy którym działa ta kancelaria.